CRM для доставки еды: заказы, меню и курьеры в одном месте

Что делает CRM для доставки еды?

CRM для доставки еды работает как рабочее место владельца: сюда попадает каждый заказ, проходит статусы кухни и заканчивается доставкой или записанной причиной, почему доставки не было. Рядом лежат меню и список клиентов. Такую систему ещё называют программой для доставки еды или обедов, но важно не название, а то, повторяет ли она ваш рабочий день.

Мы сделали такую систему для Lunchbox Batumi, кухни, которая шесть дней в неделю развозит комплексные обеды. Владельцу нужно знать, сколько наборов готовить на каждый день, куда везти каждый из них и кто что заказал. Раньше всё это было разбросано по сообщениям в переписке, и кто-то перепечатывал их вручную.

Теперь клиенты заказывают в Telegram-боте: несколько нажатий, и выбраны день, число наборов, приборы и адрес. А эта статья о другой стороне: о веб-кабинете, где владелец управляет кухней, и о том, что требовать от такой системы, если вы её выбираете.

Как заказ должен идти от новой заявки до доставки?

По заданному набору статусов, который совпадает с работой кухни, и по правилам, куда заказ может перейти дальше. В Lunchbox на доске пять колонок: «Новая», «Связались», «Подтверждён», «Собран» и «Доставлен». Заказ из бота появляется в первой колонке уже заполненным, а дальше переходит только в те статусы, которые разрешают правила.

Не каждый заказ заканчивается хорошо, и доска считает это частью работы. При отказе, отмене или неудачной доставке нужно указать причину. Через неделю пометка «не доставлен» сама по себе ничего не скажет. А по записанной причине сразу видно, ошиблись ли с адресом или не успела кухня.

Над колонками два коротких списка: четыре последних недоставленных заказа и четыре последних завершённых, а полный список открывается одним нажатием. Доставленный заказ сразу считается завершённым, поэтому в колонках остаётся только незаконченная работа.

Обзорная страница начинается с четырёх цифр за сегодня, а ниже идут последние заказы с их статусами.

Как планировать меню на месяц вперёд?

В календаре, где перенести день значит перетащить его, а не переписать заново. В Lunchbox меню живёт в календаре на месяц, по три блюда на день: суп, второе и салат. Меню кухни идёт по кругу из 24 дней, это четыре недели по шесть рабочих дней.

Если планы меняются, владелец перетаскивает день на другую дату. Если на этой дате уже стоит меню, два меню меняются местами вместе с фото. Заказы, которые клиенты уже оформили, сохраняют свою дату, блюда и цену, так что перенос меню никогда не меняет того, что человек заказал.

Заказы на каждую дату перестают принимать накануне, во время, которое выбирает владелец (если не менять, в 23:59), так что к утру кухня уже знает, сколько наборов готовить.

Что CRM должна помнить о каждом клиенте?

Все его заявки, куда они ехали и что команде стоит о нём знать. В карточке клиента Lunchbox собраны его заявки с датой, адресом, числом наборов и блюдами, а рядом заметка для команды. Привычки постоянного клиента хранятся на одной странице, а не в чьей-то памяти.

На заказах на неделю хорошо видно, почему правила должны быть вашими. Клиент может заказать сразу всю неделю, и после первой настоящей недельной заявки правило поменяли: если принять один день, принимается вся неделя, а клиент получает одно подтверждение. В типовой CRM ради такого правила кому-то пришлось бы придумывать обходной путь. В CRM, сделанной под кухню, это одно правило, которое подогнали под то, как на самом деле приходят заказы.

Может ли CRM сама рассылать меню клиентам?

Да. Ежедневно в полдень по Батуми меню на послезавтра уходит в Telegram, причём только тем, кому за последние семь дней привезли заказ. Никому не нужно помнить, что пора его отправить, а те, кто давно не заказывал, его не получают.

Для всего остального есть рассылки. Владелец пишет сообщение, подтверждает отправку, и оно уходит клиентам бота.

Статистика вынесена на отдельную страницу и охватывает последние две недели.

Как с ней работают кухня и курьеры?

В том же Telegram-боте, которым пользуются клиенты, только со своей ролью. В Lunchbox роль владельца в боте видит все заявки, а роль сотрудника видит заказы на сегодня, которые нужно собрать и доставить. Никому не приходится ставить приложение для курьеров или открывать кабинет, чтобы узнать следующий адрес.

У курьера две кнопки, которые сообщают новости клиенту: одна о том, что обед в пути, другая о том, что курьер на месте. Клиент узнаёт об этом в том же чате, где заказывал.

Самый загруженный день пока принёс через бота 15 заказов. Клиент говорит, что доставка стала точнее и кухня значительно экономит время, но в часах это никто не измерял, поэтому цифру мы не приводим.

Своя CRM для кухни, обычная CRM или таблица?

Большинство компаний общепита до сих пор работают без CRM. По данным Евростата, в 2025 году CRM-системами пользовались 19,7% компаний ЕС из сферы гостиниц и общепита, а по всем отраслям, которые охватывает опрос, 28,5%. Причём в эти цифры входят только компании, где работает от 10 человек. Кухня с командой поменьше в них не попадает вовсе.

Для кухни, которой уже тесно в переписке, выбор обычно сводится к трём вариантам:

Таблицы хватает, пока заказов немного и весь день держится в голове у одного человека. Готовая CRM подойдёт, если ваш процесс совпадает с её стандартными этапами и команда открывает её каждый день; признаки мы разобрали в статье о том, брать готовую CRM или делать свою. CRM, сделанная под кухню, окупается, когда меню, время закрытия приёма, заказы на неделю и курьеры и есть сама работа, а не дополнения, прикрученные к воронке продаж.

Сколько стоит CRM для доставки еды?

CRM на заказ у нас стоит от $500, срок от 2 недель. Что поднимает цену выше этого:

• роли: владелец, кухня, курьеры и что видит каждый из них;
• статусы и правила перехода между ними, в том числе какие переходы требуют причины;
• откуда приходят заказы: из Telegram-бота (сам бот стоит от $100), с формы на сайте или из обоих мест;
• перенос клиентов из вашей таблицы;
• рассылки, отчёты и статистика.

Первый звонок и письменный состав работ бесплатны. Цену записываем в этот состав ещё до старта, и меняется она, только если меняется сам состав. Рабочий прототип вы пробуете до того, как начнётся основная часть работы, а делает проект тот же человек, который его оценивал. Мы работаем удалённо из Батуми в Грузии, на русском или английском.

Как собиралась система Lunchbox, от бота к доске и потом к заказам на неделю, мы рассказали по шагам. А сам кабинет открыт как живое демо на вымышленных заказах: карточки на доске и дни в календаре можно перетаскивать прямо в браузере.

Вопросы

Источники

1. Евростат: интеграция внутренних процессов по видам деятельности NACE Rev. 2 (isoc_eb_iipn2), доля компаний с CRM-системами, 2025 год

Александр ЗабродинCEO · основатель

IT-компания ZabSoft из Батуми. Кто оценивает ваш проект, тот его и делает.